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校务管理
北京师范大学公文处理规定
北京师范大学公文处理规定
第一章 总则
第一条 为推进我校公文处理工作科学化、制度化、规范化，提高公文质量和办文效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和教育部关于印发《教育部公文处理规定》的通知（教办〔2013〕7号）文件精神，结合我校实际情况，特制定本规定。
第二条 学校公文是学校党委、行政实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书；是传达贯彻上级精神和学校政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具；是依法治校和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理工作是指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条 学校党委/校长办公室（以下简称“党校办”）是学校公文的管理机构，负责学校公文处理工作并指导、督促、检查全校其他各单位的公文的处理工作。
第六条 全校各单位应当高度重视公文处理工作，加强领导和检查。各单位主要负责人对本单位公文处理工作负有直接领导责任，应指定政治素质过硬和业务水平高的干部（专人）具体负责公文处理工作。
第二章 行文规则
第七条 我校公文主要有决议、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、纪要、规定十三种。
第八条 行文应当确有必要，可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。行文应当注重实效性、针对性和可操作性。严禁发带有商业推销性质的公文。
凡属以下情况的，不再制发公文：国家法律法规和党内法规已作出明确规定的；现行公文仍然适用的；就某项工作已作出安排部署、有关部门已明确任务的；对工作表态、没有实质性内容的；某项工作的政策已经明确，执行过程中出现了新情况、新问题但没有新的措施或者办法，只作一般性号召或者重申已有规定、要求的；使用电话、传真、邮件等其他手段可办理的。
第九条 行文关系按照隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。
第十条 行文应当贯彻党、政分开的原则。凡属党务方面的工作，由党委发文，若涉及行政有关部门，可抄送。凡属政务方面的工作，由行政发文，若涉及党委有关部门，可抄送。涉及学校重大事项、决定时，经主要负责领导签发，可以党政联名行文。
第十一条 学校党委、行政可以向上级单位或者无隶属关系的单位行文。党校办是唯一能够以北京师范大学名义对上、对外行文的部门，其他校内单位不得以北京师范大学名义对上、对外行文。
第十二条 根据发文单位与收文单位之间的行文关系，我校公文分为上行文、下行文和平行文。行文应当遵照以下规定：
（一）上行文。以北京师范大学的名义对上行文，一般用请示、报告、意见等文种。上行文原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。公文遵循一文一报原则，一般不多头分送，因紧急情况确需分送的，应当在首页注明分送情况。
下级单位的请示事项，如需以学校名义向上级单位请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级单位。
落实上级单位领导批示的情况报告，需附领导批示复印件。
（二）下行文。对下级单位的行文，一般用通知、通报、意见、决定、批复等文种。特别重要的下行文，应当根据工作需要抄送上级单位以及相关部门等。
（三）平行文。同级或者无隶属关系的单位之间行文，一般用函、意见、通知等文种。除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不在公文中提出指令性要求。对于校外单位征求学校意见的公文，应当按照对等原则以学校函件形式回复。
第三章 学校发文管理
第十三条 发文包括公文的起草、报批、签发、制发等环节。
第十四条 公文的起草应当做到：
（一）符合国家的法律、法规及其他相关规定，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文衔接。
（二）分析问题要实事求是，所提政策措施和办法要切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练，格式规范。
（四）公文应由掌握政策、熟悉业务、了解全局的人员负责起草。重要政策性公文应由单位负责人主持、指导起草工作。
（五）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。公文涉及其他部门职权范围事项的，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。经协商不能取得一致意见的，由主办单位报送上级领导协调或者审定。
（六）向上请示问题和报告工作要分开，不得将“请示”、“报告”混用。“请示”应当一文一事；“报告”不得夹带请示事项。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项，如：“关于（某内容）的请示报告”、“关于申请（或请求）（某内容）的报告”。
（七）严格控制公文篇幅，公文正文一般控制在3000字以内，报送上级单位的请示和报告，正文一般不超过1500字。
（八）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因和紧急程度。
第十五条 校级公文的报批。校内各单位拟申请行文，应由本单位负责人审核、签字，涉及其他部门的，须由拟稿部门和共同经办部门负责人会签,并准确填写《北京师范大学发文签批单》，原则上在拟发出日期前至少5个工作日将草拟文稿和附件经学校公文自动化系统报至党校办行文。申请发文的主办单位对所发文件负最终责任。公文不得越级报送、多头分送或者横传直送，避免出现交叉批示、体外循环、逆向流转等情况。
校级公文签发前须经党校办核稿。审核重点：行文理由是否充分，行文依据是否准确；是否符合发文格式和发文单位的职权范围，发文意图是否完整准确体现，文种是否正确；内容是否符合党和国家的方针、政策、法律、法令；同现行有关公文是否衔接，有无矛盾；提出的政策措施和办法是否明确具体、切实可行；涉及其他单位和部门的事项是否经过协商一致；密级是否恰当，紧急程度是否合适，文字表达是否准确、简练，附件是否齐备、题目是否一致等。
校级公文呈校领导签发前，一般应进行二级审核和三级复核。二级审核是指主办单位负责人要进行审核并签字，提交到党校办后发文秘书按以上原则再次审核。三级复核是指党校办文字秘书、主管文秘工作副主任和党校办主任进行三级复核并签字。
经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。审核合格的公文由党校办提交学校领导签发。
党校办对各单位报送的公文应当及时审核、报批，普通公文审核期限一般不超过3个工作日，加急公文一般不超过1个工作日，特急公文应当及时审核。
第十六条 校级公文的签发。综合性的、重大的问题，由党校办呈送党委书记、校长签发；日常工作例行性的和业务性的专项问题，由党校办呈送主管校领导签发。
校领导和各单位负责人对报请批示的各类公文，要及时批阅。普通公文批阅期限一般不超过5个工作日，加急公文一般不超过2个工作日，特急公文应当及时批阅。紧急公文可通过电话联系，经请示同意后，可先发文，再补办签发手续。
签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。公文一经签发，即成为定稿，并据此生效。
第十七条 公文的制发包括以下主要程序：
（一）复核。签发后的公文在印发前须经党校办对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审定稿。
（二）编号、套红。复核合格的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并进行套红。
（三）印制。公文的印发要保证时效性并厉行勤俭节约，原则上以电子公文方式通过公文自动化系统在网上发布，除印制少数存档外，不再印发纸质公文。有特殊要求需要印制的公文，由党校办印制，普通公文印制时间不超过3个工作日，加急公文一般不超过1个工作日，特急公文应当立即印制。
（四）核发。由党校办按规定份数和发送范围发送。重要的和有办理时限的校内发文必须一一送交并签收。送往校外的请示、重要报告必须用挂号发出或送交签收。公开印发的公文，可以张贴、上网，也可以翻印。普通公文的分发期限一般不超过2个工作日，加急公文和电子公文一般不超过1个工作日，特急公文应当立即分发。
第四章 学校收文管理
第十八条 收文包括接收、登记、初审、阅文、拟办、批办、承办、办结等环节。
第十九条 接收、登记和初审。接收校外来文包括国家有关部委、北京市委市政府、有关委局以及其他外单位来文，接收校内来文包括校内各单位请示或报告等，由部门公文管理员准确填写收文批办单中的各项内容，经学校公文自动化系统报至党校办。党校办对接收的文件进行编号，登记文题、来源、去向等信息。
校内各学部、院系报请审批的校级公文须经由相关职能部门报党校办，且应明确主送校领导。
校内各单位收到上级正式公文，必须送党校办登记办理，不得直接签批或传阅。除领导直接交办事宜外，各单位呈送校领导的请示或报告必须送党校办登记办理，不得直接报送校领导个人。
党校办收到校内各单位呈报的公文时应进行审核，审核重点：是否应由该单位办理；文种使用、公文格式是否规范；涉及到相关部门的事项是否已协商、会签等。对不符合规定的公文，经办公室领导同意，退回呈报单位，并说明理由。普通公文审核期限一般不超过3个工作日，加急公文一般不超过1个工作日，特急公文应当及时审核。
第二十条 阅文和拟办。党校办对接收的公文进行阅览，根据公文内容、要求和工作需要，提出拟办意见，及时送校领导批示。紧急公文应向校领导和承办部门说明情况，尽快回复。
第二十一条 批办。校领导审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。
校领导对报请批示的各类公文，要及时批阅，普通公文批阅期限一般不超过5个工作日，加急公文一般不超过2个工作日，特急公文应当及时批阅，然后将文件返回党校办处理，一般不直接传给其他校领导或交给承办部门。
第二十二条 承办。党校办按照领导批示对公文进行处理或者分发相关单位承办。承办单位收到交办的公文后，应及时办理，不得延误、推诿；对不属于本单位职责范围或不宜由本单位办理的，应迅速退回党校办，并说明理由。
公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，原则上不得再以批转文件的形式请其他单位阅处；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致时，可以提出明确意见经党校办上报主管校领导审批、裁定。
承办单位在完成领导批示意见后，应在公文自动化系统该文件的《北京师范大学收文批办单》的部门处理意见栏填写结果并反馈至党校办。“办文”应严格按照上级来文时限要求办理，没有具体时间期限的，原则上应在收到文件后7个工作日内向党校办回复办理结果。对于校外来文，党校办负责将公文的办理结果答复来文单位。上级来文中的“阅文”在各单位一般不得超过3个工作日，不得横传至其他单位，文件阅读范围不得自行扩大。
第二十三条 催办。送校领导批示或交有关部门办理的公文，党校办应及时了解公文办理的进展情况，负责催办。到期未办结的公文，党校办应按要求催办。紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
第五章 公文管理
第二十四条 公文的立卷、归档。公文办理完毕后，根据《中华人民共和国档案法》 和其他有关规定，承办人员应当将公文定稿、正本及时整理（立卷）、归档。以学校党委、行政名义印制的公文，党校办应将文稿签发单、公文原件以及正本保存备查。外来文在文件阅毕或办理完毕后由党校办保存备查。联合办理的公文，原件由主办单位整理归档，其他单位保存其他形式的公文副本。
第二十五条 公文的清退销毁。不具备归档和保存价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。
第二十六条 公文的撤销和废止，由发文单位、上级单位或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第二十七条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。
第二十八条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案馆。
第二十九条 个人出差、开会带回的公文，应当视内容及工作需要交党校办办理。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第三十条 违反规定擅自拟发的或者与上级规定和要求相抵触的公文，学校责令有关单位予以撤销，并予以通报批评。对于拖延、推诿办理公文、丢失公文或者失密、泄密行为，学校将视后果轻重分别给予当事人和有关责任人处分。违反保密规定，造成重大损失的，学校将依据国家和学校有关规定追究当事人的法律责任。
第六章 附则
第三十一条 学校党政机关正式建制以外的各类机构的行文事项，按照此规定执行。
第三十二条 涉及外事方面的公文，按照外事工作规定办理。涉密公文，按照保密工作有关规定办理。
第三十三条 本办法由学校党校办负责解释。
第三十四条 本办法自发布之日起施行，原有关规定同时废止。
附件1：公文种类
一、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
二、决定。适用于对学校重要事项或重大行动做出决策和部署、机构设置、奖惩有关单位或人员、变更或撤销下级部门不适当的决定事项。
三、公告。适用于对外宣布学校重大事项。
四、通告。适用于公布校内外一定范围内应当遵守或者周知的事项。
五、通知。适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，发布规章，传达要求下级单位办理、需要有关单位周知或者共同执行的事项，任命人员等。
六、通报。适用于公布奖惩，传达重要精神或者情况。
七、报告。适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。
八、请示。适用于向上级单位请求指示、批准。
九、批复。适用于答复下级单位请示事项。
十、意见。适用于对重大问题提出见解和处理办法。
十一、函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
十二、纪要。适用于记载、传达会议等情况和议定事项。
十三、规定。适用于特定规范内工作和事务制定具有约束力的行为规范。
附件2：公文格式标准
一、 公文的组成
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
（二）密级。公文的秘密等级。涉密公文应当根据涉密程度分别注明“秘密”、“机密”、“绝密”。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，分别注明“一般”、“急”、 “紧急”、“特急”。
（四）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。
（五）发文字号。由文别、年份、发文顺序号组成，以学校党委、学校名义发的文件，由党校办文秘人员统一编号。联合行文时，使用主办单位的发文字号。
（六）签发人。上行文应在发文号右侧标注注明“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名。
（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。应当准确简要地概括公文的主要内容。用小二号方正小标宋字体，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。排列使用梯形或菱形。文件首页必须显示正文。
（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。用小三号仿宋_GB2312编排在标题下空1行，回行顶格，最后一个单位名称后加全角冒号。有多个主送单位时，同级同类单位用顿号，同级不同类单位用逗号。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。用小三号仿宋_GB2312编排在主送单位名称下1行，从左至右横写、横排。每个自然段空2字，回行顶格。文中小标题层次序号依次使用“一、”“（一）”“1.”“(1)”，第一层序号及小标题用小三号黑体，第二层用小三号楷体_GB2312，第三层及以下均用小三号仿宋_GB2312。
（十）附件说明。公文如有附件，应当在正文之后、发文单位署名之前注明附件的顺序号和名称。在正文下空1行，用小三号仿宋_GB2312，左空2字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，需要用阿拉伯数字标注顺序号。附件名称较长需要回行时，与上一行附件名称的首字对齐。
（十一）发文单位署名。发文单位全称或规范化简称，应署在正文后的右下方，与正文及其附件说明之间留出适当距离。用小三号仿宋_GB2312。
（十二）成文日期。署会议通过或者负责人签发的日期，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。用阿拉伯数字标全年、月、日。
（十三）印章。公文除“会议纪要”以外，应加盖发文单位印章，并与署名单位相符。印章盖在发文单位署名及发文日期上；联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，由联合发文单位加盖印章，主办单位印章在前。
（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料，应按顺序置于主件之后，与主件装订在一起。
（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。
（十七）印发单位和印发日期。公文的送印时间和送印日期，位于公文末页下端。用阿拉伯数字标全年、月、日。
（十八）页码。公文页数顺序号。
二、公文的格式
（一）公文用纸一般采用国际标准A4 型（210mm×297mm )， 特殊形式的公文用纸幅面，根据实际情况确定。
（二）公文的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。日期应当写明具体的年、月、日。
（三）公文中的人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明中文含义。
（四）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。